Logistyka targów i eventów – wszystko, czego tylko potrzeba

Targi i eventy są obecnie na porządku dziennym. W wielu wielkich miastach odbywa się rokrocznie coraz więcej targów, nie wspominając o eventach. Imprezy te cieszą się za każdym razem milionami zainteresowanych. Oczywiście wszystko zależy od wielkości imprezy, a także od przedstawianej oferty. Właściwie każdy był kiedyś w życiu na targach bądź wziął udział w evencie. Można na nich spokojnie przechadzać się alejkami przy których wiele stoisk przedstawia swoje próbki, do tego organizowane są koncerty z budkami gastronomicznymi i wiele innych atrakcji.

Targi

Na targach prezentowane są produkty i usługi, zachęcające do poznania i wypróbowania ich przez klientów. Zazwyczaj targi skoncentrowane są na jednej branży i to jej dotyczą wystawione produkty. Tutaj zawiera się nowe znajomości i pielęgnuje istniejące już kontakty. Targi to przede wszystkim miejsce ogromnej reklamy.

Eventy

Tak zwane eventy to wielkie imprezy (jak np. parady techno, Love-Parade, Christopher Street Day, Schlagermove, koncerty, festiwale, festyny dla dzieci, cyrk, odpust, dożynki, festyny miejskie, Oktoberfest, koncert plenerowe itd.). Event służy rozrywce, chce wzbudzać emocje, uszczęśliwiać ludzi. Tutaj potrzeba świetnego talentu organizacyjnego. Należy postawić budki, stoiska i sceny. Zorganizować samochody i zadbać o dekoracje. Do organizacji jednak takich imprez potrzebne są specjalne zezwolenia. Eventy odbywają się zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz. Wymaga to oczywiście różnych wzorców organizacyjnych.

Logistyka targów i eventów

Prawie nikt się jednak nie zastanawia, w jaki sposób przygotowywane są imprezy, w jaki sposób lądują na miejscu stoiska, produkty, sceny, budki i służące temu materiały. Kto zajmuje się transportem? Kto troszczy się o budowę? Gdzie zostają te wszystkie opakowania? Ilu ludzi i firm bierze w tym wszystkim udział?

Wielka impreza czy targi z dużą ilością odwiedzających wymagają od organizatora niezmierzonych pokładów cierpliwości, rozeznania i spokoju. Dlatego też bardzo ważnym jest, aby logistyką zajął się ktoś, kto już od dawna jest w branży. Do wyboru jest wiele firm, które działają w branży zajmującej się logistyką targów bądź eventów. Chodzi tutaj zazwyczaj o wielkie przedsiębiorstwa, które bardzo profesjonalnie i kompetentnie zajmują się całym procesem. Można jednak znaleźć firmy, które specjalizują się w obu dziedzinach. W takich przedsiębiorstwach odnaleźć można dobrze zorganizowanego partnera, z teamem ludzi, wśród których każdy dokładnie wie, co należy do jego obowiązków. Tam wszystko chodzi jak w zegarku!

Oferta zawiera pełen pakiet, czyli koncepcję, transport, cło i nawet opiekę podczas targów czy eventów. Nad wszystkim czuwa jedna firma. Transport na targi i eventy oferowany jest nie tylko w Niemczech, ale i na całym świecie.

Firmy zajmują się:

  • planowaniem transportu,
  • budową stoiska, środkami reklamowymi,
  • komisjonowaniem środków reklamowych,
  • przygotowaniem np. wózków widłowych, podnośników hydraulicznych i żurawi (jeśli to konieczne),
  • dostarczeniem i ustawieniem bramek i płotów,
  • przechowywaniem produktów i materiałów reklamowych,
  • rozstawieniem i montażem mebli,
  • możliwościami magazynowania stoisk targowych i materiałów wyposażeniowych,
  • dokumentacją celną i opłatą celną,
  • ubezpieczeniami dla samego transportu i wystawy,
  • często nawet obsługą personalną,
  • magazynowaniem opakowań i usuwaniem odpadów,
  • czyszczeniem, opieką i naprawą artykułów targowych
  • w przypadku koncertów transportem i zabezpieczeniem scenowych dekoracji i urządzeń.
  • Niektóre firmy logistyczne oferują dodatkowo nawet przewóz osób.
  • Poza tym niektóre przedsiębiorstwa zajmują się transportem i zabezpieczeniem, a także wszystkim, co dotyczy wystawy.

Umożliwia to organizatorom imprezy pełne skoncentrowanie się na odwiedzających i przebiegu wydarzenia. Jest to dobre, jakościowe oraz wydajne rozwiązanie, które z pewnością przyjęte zostanie z wielką radością.

Wiele agencji eventowych, które zajmują się imprezami tego rodzaju, ściśle współpracuje z przedsiębiorstwami logistycznymi. Organizacja targów i eventów jest bardzo rozległa i wymaga wiele cierpliwości, talentu organizacyjnego oraz dobrych współpracowników. W logistyce niezbędna jest wiedza fachowa odnosząca się do transportu. Rozległa wiedza celna, przede wszystkim, kiedy chodzi o artykuły żywnościowe lub inne wymagające oclenia produkty. Tylko dobre firmy logistyczne mogą sprostać obsłudze targów bądź eventów.

Ważne są nie tylko przygotowania do eventu czy targów bądź transport i rozmaite sprawy administracyjne. Ważny jest także demontaż i zwrot wszystkich materiałów. Poważna firma logistyczna będzie miała także tę część w swojej ofercie. Ważnym punktem w tym procesie jest oczywiście dotrzymywanie terminów. Punktualność i  niezawodność są niezbędnymi właściwościami, charakteryzującymi renomowaną firmę logistyczną. Nie ma nic gorszego niż opóźnienia w montażu stoisk, scen i budek handlowych z powodu spóźnienia logistyki. Koncert, targi czy inny event zaplanowany jest co do minuty, dlatego też niezmiernie ważnym jest, aby dokładnie trzymać się planu.

Z uwagi na jakość rezygnuje się w dziedzinie logistyki targowej i eventowej ze współpracy z podwykonawcami. Jak to powiedział pewien mądry człowiek: „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść!” Im więcej firm bierze udział w organizacji logistyce przedsięwzięcia, tym trudniej jest dotrzymać terminów. O wiele lepiej jest, co potwierdziły też przeszłe doświadczenia, kiedy logistyka pozostaje w jednym ręku! Wtedy zagwarantowany jest bezproblemowy przebieg imprezy.

Przedsiębiorstwo, które specjalizuje się w logistyce targów i eventów, jest przedsiębiorstwem szczególnego rodzaju. Ci, którzy słyną dobrym imieniem, przykładają wagę do jakości, absolutnego dotrzymania terminów, bezproblemowego przebiegu, sprawiedliwych cen i dobrych warunków. 

Organizatorzy i agencje muszą stuprocentowo polegać na firmach logistycznych, zatrudnione są przy eventach lub targach. Ale to przetrwało próbę czasu. Dzięki dobrej współpracy, szerokiej ofercie, w której zawarte są wszystkie procesy, można być pewnym, że impreza będzie przyjemnością. Ludzie, którzy odwiedzają takie wydarzenia, jeszcze długo z przyjemnością je wspominają. Być może opłaca się czasem spojrzeć za kulisy, aby zobaczyć, poczuć, co się za tym kryje, aby przy targach bądź eventach trzymać rękę na pulsie. Praca firm logistycznych podczas takich wydarzeń zasługuje na największą uwagę i szacunek, ponieważ kryją się za tym niezliczone godziny pracy i świetny talent organizacyjny!

 
 
 
 

Napisz komentarz

 

Pola oznaczone * to pola obowiązkowe.